この操作は管理者だけが行えます。新しい評価テンプレートは、テンプレート一覧の右上にある［テンプレート作成］から作成します。
用語の整理
- 評価テンプレート — 評価シートのひな型です
- 評価プロジェクト — 評価を実施する単位です。評価テンプレートを対象者に配布します
- 評価シート — 評価テンプレートから作られる、被評価者ごとの記入用シートです
3つの関係は評価プロジェクト・テンプレート・シートの関係で説明しています。
作成を始める
テンプレート一覧を開き、右上の［テンプレート作成］をクリックします。テンプレートの作成画面が開きます。
作成画面は、上から「テンプレート情報」「評価フロー」「セクション」の3つのまとまりでできています。この順に設定して、最後に保存します。
1. テンプレート情報
テンプレート名を入力します。必須項目で、50文字以内です。入力しないまま保存すると「無題のテンプレート」という名前になります。説明文は任意で、200文字以内です。
説明文は、テンプレートの作成画面・編集画面にだけ表示されるメモです。
テンプレート名も説明文も、評価者・被評価者の画面には表示されません。 記入する人の目に触れるのは、このあと設定するセクション名・テーブル名・列名のほうです。
2. 評価フロー
評価ステップを追加し、それぞれに名前をつけます。名前は8文字以内で、ステップは最大10個まで追加できます。
各ステップの「権限」で、記入・提出を担当するのが被評価者か評価者かを選びます。評価者が担当するステップは最低1つ必要です。
評価ステップは評価テンプレートで決まります。このテンプレートを使う評価プロジェクトの側で、ステップの数や順番を変えることはできません。
設定が終わると、次のような並びになります。
3. セクションとテーブル
［セクションを追加］でセクションを作り、その中に［テーブルを追加］でテーブルを作ります。セクションはシートの中の大きなまとまり、テーブルはその中に置く表です。テーブルに行と列を追加して、シートの表を組み立てます。編集中の画面には、組み立てているシートの見た目がそのまま表示されます。
たとえば「成績評価」「行動評価」という2つのセクションを作り、「成績評価」の中に「評価項目」と「集計」の2つのテーブルを置く、という組み立て方ができます。上期と下期でセクションを分けても、1つのセクションにすべてのテーブルを置いても構いません。
どう分けるとよいかは、自社の評価制度をどう捉えるかによって変わります。分け方の考え方は評価テンプレート設計の考え方で説明しています。
名前は記入する人にも見える
セクション名・テーブル名・列名は、記入する人が開く評価シートに見出しとして表示されます。セクション名は大きな見出し、テーブル名はその中の見出し、列名は表の見出し行になります。テンプレート名や説明文と違い、こちらは現場の目に触れる名前です。
名前には次の決まりがあります。
- セクション名 — 50文字以内。1つのテンプレートの中で同じ名前は使えません。はじめは「無題のセクション」です
- テーブル名 — 50文字以内。同じセクションの中で同じ名前は使えません。はじめはセクション名と同じ名前が入ります
- 列名 — 20文字以内。同じテーブルの中で同じ名前は使えません。はじめは「列1」です
- 列名に「〜行目」という言葉は使えません。計算式でセルを指定する書き方と紛れるためです
行と列を追加する
新しく作ったテーブルは1列1行です。ここに行と列を追加して表にしていきます。行と列は、並べ替え・複製・削除ができます。
行を並べ替えると、計算式の中の「{2行目}」のようなセルの指定も自動でついてきます。計算式を書き直す必要はありません。
セルを結合することはできません。 表計算ソフトの様式をそのまま写すのではなく、行と列で表現し直してください。
4. セルタイプ
テーブルの行と列が交わる1つ1つの欄をセルと呼びます。セルをクリックすると画面右に「セルタイプの設定」が開き、そのセルを記入する人がどう扱う欄なのかを、次の6種類から選べます。
- テキスト
- テキストエリア
- 数値
- 選択肢
- 計算式
- 固定テキスト
新しく作ったセルは、はじめはすべて「固定テキスト」です。 固定テキストは記入する人が入力できない欄なので、記入してもらう欄はセルタイプを選び直してください。見落としやすいところです。
それぞれのセルタイプで設定できる項目と、記入する人からどう見えるかはセルタイプごとの設定にまとめています。
セルごとに誰が閲覧・編集できるかを決めたい場合は、テーブル上部の「セル設定／権限設定」の切り替えで指定します。手順はセルごとの権限を設定するを参照してください。
5. 保存する
設定が終わったら、画面右上の［保存］をクリックします。保存するまで内容は反映されません。
自動保存はされない
この画面は自動保存されません。画面を閉じたり、ブラウザを更新したり、別の画面へ移動したりすると、保存していない内容は失われます。
評価テンプレートの作成は時間のかかる作業です。すべてを作り終えてから保存するのではなく、セクションを1つ作り終えたときなど、区切りのよいところでこまめに［保存］をクリックしてください。
保存できないとき
次の場合は保存できず、画面にメッセージが表示されます。
- 計算式が互いを参照し合っているとき — 「計算式に循環参照があります」と表示されます。参照が一周してしまっている計算式を直してください
- 被評価者の権限設定に不備があるとき — 被評価者に「編集可能」を設定したのに、「編集できる評価ステップ」が1件も選ばれていない場合です。1件以上選んでください