この記事は、主に評価運用を管理する人事担当者（管理者）向けの説明です。
評価テンプレートでできること
評価テンプレートは、評価シートの項目の構成・入力形式・計算式・入力チェックを自由に設定できる機能です。決まった様式に自社の制度を合わせるのではなく、自社の評価制度に合わせてシートの中身を組み立てられます。
評価テンプレートの価値は、この自由に組み立てられることと、それをシステムの上で回せることの両立にあります。表計算ソフトのファイルで評価を運用すると、配布・回収・進捗の確認・見せたくない欄の管理をすべて手作業で行うことになります。評価テンプレートなら、自社の様式に近いシートを作ったうえで、配布から提出までをシステムに任せられます。
評価シートの組み立て方
評価シートは、次の3つを組み合わせて作ります。
- セクション — シートの中の大きなまとまりです
- テーブル — セクションの中に置く表です。行と列で構成します
- セル — テーブルの行と列が交わる1つ1つの入力欄です
セルには「テキスト」「テキストエリア」「数値」「選択肢」「計算式」「固定テキスト」の6種類があり、項目に合わせて選びます。
なお、複数のセルを1つに結合することはできません。 テーブルは常に行と列の格子が保たれます。表計算ソフトの様式をそのまま写し取るのではなく、行と列で表現し直してください。
自由に設定できること
セルには次の設定ができます。
- 入力形式 — 1行テキスト、複数行テキスト、数値、プルダウン選択、自動計算、固定の説明文
- 入力チェック — 入力必須、文字数の上限・下限、数値の上限・下限、選択肢からの選択、計算結果が指定の条件を満たすこと
- 計算 — 他のセルを参照した四則演算と条件分岐。選択肢に点数を持たせて集計することもできます
- 閲覧・編集の可否 — セル単位で、誰がどの評価ステップで編集できるか・閲覧できるかを指定します。「公開期間が終わったあとだけ見せる」といった設定もできます
ファイルをやり取りせずに評価を進められる
評価テンプレートを使う評価プロジェクトを公開すると、次のことがシステム上で行えます。
- 被評価者1人につき1枚の評価シートが自動で作られます。1人ずつ作成・配布する必要はありません
- 記入・提出の進み具合を、管理者が一覧で確認できます
- 提出すると次の担当者に進み、差し戻すと記入者に戻ります
- 他の人が付けた評点を見せる・見せないを、セル単位で切り替えられます
評価ステップは評価テンプレートで決める
評価ステップとは、評価シートの記入・提出の段階のことです。「本人記入」「一次評価」「二次評価」のように、誰がどの順番で記入・提出するかを表します。ステップの名前は管理者が自由に付けられます。
各ステップには、被評価者が提出するか評価者が提出するかを設定します。評価者が担当するステップが最低1つ必要です。ステップは最大10個まで、名前は8文字以内で設定できます。
評価ステップは評価テンプレートを作るときに決めます。そのテンプレートを使う評価プロジェクトは、この設定に従います。評価プロジェクト側でステップの数や順番を組み替えることはできません。評価の進め方を変えたい場合は、新しい評価テンプレートを作って、次の評価プロジェクトから使ってください。
評価プロジェクトは作成完了後に変更できない
評価シートのタイプに「テンプレート」を選んだ評価プロジェクトは、作成が完了すると内容を変更できません。評価プロジェクト詳細の［編集］がグレーアウトし、選べなくなります。
まだ下書き保存の間であれば、内容は自由に変更できます。作成を完了する前に、対象者や期日に間違いがないか確認してください。
評価テンプレートは使われていなければ編集できる
作成完了後に変更できないのは評価プロジェクトであり、評価テンプレートそのものは別の扱いです。どの評価プロジェクトでも使われていない（使用プロジェクト数が0の）評価テンプレートは、いつでも編集できます。
評価プロジェクトで使用中の評価テンプレートは編集できません。すでに配布されている評価シートの構造が途中で変わり、記入済みの内容が壊れることを防ぐためです。