この記事は、評価シートに記入して提出する人のための手順です。記入できるのは、管理者が評価プロジェクトを公開し、公開期間が始まってからです。公開期間が始まる前と、終わったあとは、記入も提出もできません。評価シートは評価を受ける人1人につき1枚あるので、担当するシートが複数あるときは1枚ずつ記入して提出します。
画面の見方
シートを開くと、画面の上のほうに評価を受ける人の名前・評価プロジェクト名・対象期間と、評価ステップの進み具合が表示されます。その下に、記入する表が並びます。
評価ステップとは、誰がどの順番で記入して提出するかという並びのことです。
前のステップがまだ提出されていないときは、自分が記入する欄は入力できません。前のステップの担当者が提出すると、入力できるようになります。
記入のしかたは欄によって違います
表の中で、自分が記入できるところだけが入力欄として表示されます。欄の中の薄い文字は、何を書けばよいかの目安です。上の画像の表でいうと、「目標」が文章を書く欄、「ウェイト」「自己評価」「上長評価」が数字を入れる欄です。
入力欄には次の4つの形があります。
- 1行の入力欄 — 短い文章を書く欄です。欄の上に「〇文字以内で入力してください」と表示されることがあります。その文字数に収めて書いてください
- 複数行の入力欄 — 長い文章を書く欄です。文字数の上限があるときは「残り：N文字」というカウンタが表示されます
- 数字を入れる欄 — 数字・マイナス・小数点だけが入る欄です。全角の数字は入りません。半角で入力してください。 ひらがなや漢字も、打っても消えます。入れられる数字の範囲が決まっているときは「〇〜〇の数値で入力してください」と表示されます
- 選択肢から選ぶ欄 — あらかじめ用意された選択肢から1つ選ぶ欄です。まだ選んでいないときは「選択してください」と表示されています。クリックすると選択肢が開きます
次の画像では、「自己評価」「上長評価」が選択肢から選ぶ欄、「コメント」が長い文章を書く欄です。
「加重点」のように枠のない欄は、自分では入力できません。ほかの欄の数字から自動で計算される欄です。
赤い文字のメッセージが出たときは
入力した内容に問題があると、欄の下に赤い文字でメッセージが表示されます。よく出るのは次のメッセージです。
- 「必須項目です」 — 空欄のままにできない欄です。何か入力してください
- 「数値を入力してください」 — 数字で入力する欄です
- 「〇文字以内で入力してください」「〇文字以上で入力してください」 — 書いた文章の長さが合っていません。長さを調整してください
- 「〇以上の値を入力してください」「〇以下の値を入力してください」 — 入力できる数字の範囲から外れています
評価シートには、必ず埋めなければいけない欄を示すマークがありません。空欄のまま［提出］をクリックしてエラーが表示されたら、その欄が必須です。表示された欄を埋めてから、もう一度提出してください。同じ評価プロジェクトのシートは様式が同じなので、担当するシートが複数あるときは、1枚目で必須の欄を把握しておくと2枚目以降がスムーズです。
メッセージが出るタイミングは、欄によって違います。
- 文章の入力欄 — 打っている最中に、その場で表示されます
- 数字の入力欄 — 入力欄からカーソルを外したときに表示されます
- 「必須項目です」 — 一度その欄を触ったあとにだけ表示されます
赤い文字が残っている欄は、直してから提出してください。
自動で計算される欄について
ほかの欄に入れた数字から自動で計算される欄があります。この欄は自分では入力できません。
まだ誰も記入していない段階でも、この欄には数字が表示されます。 空欄は 0 として計算されるためです。たとえば「ウェイト × 評点」で計算する欄なら、どちらも空欄のうちは 0 と表示されます。表示されている数字は、いま入力されている内容にもとづく途中経過です。記入が進むにつれて変わります。
計算結果に条件が決められている欄では、条件を満たすまで提出できません。そのときは、欄の下に赤い文字で「計算結果を100にしてください」「計算結果を0以上100以下にしてください」のように表示されます。表示された条件に合うように、計算のもとになる数字を直してください。
まれに、計算結果の代わりに #REF! #DIV/0! #VALUE! という記号が表示されることがあります。記号にマウスのカーソルを乗せると意味の説明が表示されます。#DIV/0! は 0 で割る計算になっている状態、#VALUE! は数値として計算できない値が含まれている状態、#REF! は計算式が存在しない欄を指している状態です。いずれも評価シートの設定側の問題なので、記入では直せません。表示されたら管理者に連絡してください。
入力できない欄や、内容が見えない欄があります
どの欄を誰がどの評価ステップで入力できるかは、あらかじめ決められています。そのため、自分の番であっても、入力欄にならない欄があります。項目名や注意書きが書かれた欄と、計算結果が自動で表示される欄も入力できません。
また、ほかの人が記入した内容が見えない欄もあります。その場合は「-」とだけ表示されるか、「公開期間終了後に表示されます」と表示されます。
どちらも決められた設定によるもので、不具合ではありません。自分が記入できる欄だけを埋めてください。
保存する
文章や数字を入力した欄は、その欄から離れると自動で保存されます。選択肢から選ぶ欄は、選んだ時点で保存されます。
画面の下部に固定で表示されている［保存して更新］をクリックすると、まだ保存されていない内容をまとめて保存できます。自分が入力できる欄が1つもない場合は、［保存して更新］そのものが表示されません。
保存は、まだ提出ではありません。公開期間の間は、保存した内容を何度でも直せます。
ただし、保存した内容は、提出する前でも管理者やそのシートを担当する評価者の画面にすぐ表示されます。まだ人に見せたくない書きかけの内容は、シートに残さないようにしてください。
提出する
記入が終わったら、［保存して更新］のとなりの［提出］をクリックします。確認のダイアログが表示されるので、内容を確かめてから提出します。
提出すると、自分のステップは提出済みになり、次の担当者が記入できる状態になります。
提出しても、メールなどの通知は届きません。管理者がリマインドを設定している場合のみ、期日の前に通知が届きます。提出したことを次の担当者に伝えたいときは、口頭やチャットで直接連絡してください。
提出したあとに直したいとき
提出済みのステップを、自分で記入できる状態に戻すことはできません。差し戻しは管理者と評価者が行えるので、修正が必要なときは依頼してください。差し戻す側の手順は評価シートを差し戻すで説明しています。
差し戻されると、評価シートの上部に「〇〇が差し戻されています」と表示されます。差し戻した人がコメントを入力していれば、「差し戻しの理由」として、その人の名前とあわせて表示されます。シートを開く前の一覧画面にも差し戻しの通知が表示されるので、もう一度記入して提出してください。